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Transformation Digitale

Comment le numérique améliore le support papier ?

Séverine est à la tête d’une agence qui manage des groupes de musique depuis 2002.
Son activité consiste :

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  • à vendre des artistes à des salles ou des festivals,
  • assurer la bonne organisation des artistes grâce à des feuilles de route,
  • recruter des techniciens pour les envoyer sur des dates grâce à des contrats courts spécifiques au monde de l'intermittence
  • et optimiser la visibilité et la communication des groupes.

Elle propose aussi à certains groupes de gérer le stockage et l’expédition des produits dérivés (t-shirts, CDs…).

 

Son équipe est composée de 5 salariés qui se répartissent la gestion des différents groupes référencés dans l’agence. Lors de la dernière réunion d’équipe, Séverine a listé les différentes problématiques remontées par ses salariés.

  • Certains techniciens ont encore égaré les documents qui leur ont été envoyés par courrier et email pour pouvoir accéder aux festivals sur lesquels ils doivent aller travailler.
  • Un groupe se plaint de dépenser trop en communication “flyer” et pense que cet investissement est inutile.
  • Le temps d’attente à la poste pour affranchir et envoyer les produits dérivés est trop long.

La société du mois

- Activités : Production et placement d'intermittents / Communication et distribution de produits dérivés
- Spécialités : Musique
- Fondateurs : Séverine.D
- Année de création : 2002
- Chiffre d’Affaires 2021 : 500 000€
- Problématiques : Gestion administrative / Optimisation de communication

Les papiers importants en lieux sûrs et accessibles :

Pour Séverine, l’un des inconvénients majeurs de l’usage du format papier pour des documents officiels, est le risque de perte des documents, qui engendre une nécessité de réédition qui mobilise du temps et de l’argent.

Récemment, le Syndicat National des supports d’Image et d’Information a indiqué qu'au total les impressions inutiles (oubliées, jetées, perdues) représentent un coût de 300 millions d’euros annuels.

Le cabinet Coleman Parkes a également dressé une étude en 2020, dans laquelle il explique qu’en entreprise, les employés passent de 20% à 40% de leur temps à rechercher manuellement des documents et qu’il faut en moyenne 18 minutes à un collaborateur pour retrouver un document.

Séverine a fait part de ses problématiques à son expert-comptable qui lui a expliqué que des solutions sécurisées de gestion des documents sont disponibles et se sont démocratisées comme La Poste et son offre Digiposte qui propose aux entreprises une solution clés en main pour gérer et partager des documents importants en limitant le temps de recherche et le risque de perte.

securiteseptL’expert-comptable conseille à Séverine de se rendre sur le site de La Poste Business et de souscrire à une formule entreprise pour le coffre-fort numérique qui lui donnera droit à l’ouverture d'un coffre par interlocuteur (donc chaque technicien aura son propre coffre) dans lesquels elle pourra placer les documents essentiels comme les contrats, les fiches de déclaration, etc.

L'intérêt d’utiliser cette solution est que contrairement à un outil comme Google Drive l’interface simplifiée permet aux usagers de se connecter à un coffre fort qui leur est propre via un site ou une application, (plutôt que de faire des partages de liens qui amènent sur un compte partagé par tous sur Google drive).

De plus il s’agit d’un outil dédié à la gestion des documents RH, il garantit donc une bonne sécurité et confidentialité certifiée par le groupe français La Poste.

Ainsi un technicien ou un artiste n’aura plus qu’à se connecter depuis son smartphone à son coffre-fort personnel fourni par l’agence pour retrouver en un rien de temps les documents utiles.

Le digital au service du papier :

Le support papier peut sembler vieille école, mais dans certains contextes il reste un incontournable. L’affichage flyer ou poster en est le parfait exemple dans le monde du spectacle.

Cependant il est difficile de quantifier l'impact de ce type de communication et il y a même un manque à gagner puisque l’on peut difficilement relancer quelqu’un qui a posé les yeux sur un flyer ou une affiche, mais qui ne s’est pas encore décidé à venir vers nos services.

C’est ici que le QR code prend de la valeur. Né dans les années 90 et mis entre les mains du grand public dans les années 2000, le QR code n’a pas eu le succès escompté. C’est seulement suite à la pandémie de la Covid-19 qu’il a réellement trouvé sa place aux yeux de tous, car il y avait un véritable besoin de dématérialiser un grand nombre de supports.

qrcodesept L’usage du QR code peut à présent s’appliquer à tous les secteurs d’activités :

  • Dans les restaurants pour remplacer les menus;
  • Dans les commerces pour inciter les clients à suivre les réseaux sociaux de celui-ci ou à laisser un avis pour booster l’e-réputation;
  • Sur les billets événementiels ou de réservation pour limiter les impressions et gagner du temps sur l'identification lors des contrôles d’accès;
  • Chez les concessionnaires ou les agents immobiliers pour trouver plus d'informations sur un bien proposé;
  • Dans les concessions automobiles ou chez les agents immobiliers, le but étant de retrouver des documents ou des informations supplémentaires sur un véhicule ou une annonce immo en prenant simplement en photo un QR code avec son smartphone;
  • Dans les commerces qui proposent l’accès à la connexion wifi ou qui proposent le téléchargement d’une application comme les salles de sport.

Le saviez-vous ?

La création d’un QR code est à la portée de tous : de nombreux sites proposent de créer son QR code en quelques secondes en ligne. Pour cela il suffit simplement de se munir de l’adresse internet vers laquelle on souhaite que le QR code renvoie. Il est également possible de créer un QR code grâce à l’outil Excel.

Voici quelques sites pour créer des QR codes :
https://www.shopify.com/fr/outils/generateur-de-qr-code 
https://www.qrstuff.com/ 
https://www.qrcode-monkey.com/fr/

Après réflexion, l’expert-comptable propose à Séverine d’opter pour la création d’une page Internet avec un formulaire de contact pour le groupe qui remet en question l’utilité des flyers édités et facturés par l’agence.

Séverine met son salarié chargé du marketing sur le coup pour faire éditer de nouveaux flyers pour ce groupe avec le QR code mis en évidence avec le message suivant “Scan ce QR code pour recevoir en exclusivité notre dernier morceau”. Le QR code renverra les utilisateurs vers le formulaire de contact pour récupérer leurs adresses email et leur envoyer la récompense promise.

Ainsi Séverine pourra analyser les statistiques du flyer en fonction du nombre de scans et du nombre d'adresses email récupérées et elle pourra même proposer des campagnes d’emails ciblées pour ces personnes si elles ont coché le consentement sur le formulaire.

Les services ancestraux adaptés au monde d’aujourd’hui :

posteseptQuand on parle de papier, on pense rapidement au courrier.

Lors de la publication de ses résultats, le groupe La Poste a annoncé que le courrier avait connu une baisse de 20% en 2020 pendant la pandémie, car la population a privilégié l’envoi dématérialisé (email) et a été restreinte sur sa fréquentation des bureaux de poste. Les gens souhaitent fréquenter moins de fois et moins longtemps les lieux sujets aux files d’attente. Mais les services postaux ne peuvent pas être totalement remplacés par les emails. C’est pourquoi la Poste ne cesse de faire évoluer ses produits, pour proposer des solutions adaptées à chacun.

Il est possible d’affranchir son courrier de chez soi en se munissant de planche d’étiquettes autocollantes vierges sur laquelle ont peut imprimer des timbres achetés en ligne.

La Poste prévoit également pour 2023 le timbre numérique. Celui-ci ne nécessitera plus l’usage d’une imprimante, il suffira d’acheter son timbre numérique en ligne sur le site de La Poste et une série de chiffres sera communiquée et à reporter à la main sur l’enveloppe pour faire office de timbre.

Séverine a donc commandé des planches d’étiquettes autocollantes qui passeront à l’imprimante et qui permettent d’affranchir les enveloppes pour l'envoi des t-shirts et des CD vendus en ligne par les groupes de son agence.

Comme le lui a expliqué son expert-comptable, cette méthode générera un gain de temps pour les salariés qui réduisent leur temps de passage à la poste en ne s’y rendant que pour déposer les enveloppes déjà affranchies. De plus, Séverine pourra utiliser cette méthode pour consolider sa communication et véhiculer son image de marque en personnalisant en ligne les visuels des timbres.

Le digital n’est donc pas la fin du papier, mais un allié qui l’aide à s’adapter aux usages actuels et qui lui apporte des perspectives d’évolutions.

 

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